Documenten per fase
Elk toetsmoment (de blauwe ruitjes) heeft er baat bij als een document ter beschikking staat die de genomen beslissingen samenvat. Het bevordert de communicatie binnen het projectteam, met stakeholders en aannemers. Het levert een stabiel vertrekpunt voor het geval dat zich op een later moment onvoorziene problemen voordoen.
De documenten moet wel behapbaar zijn qua omvang, dus het is de kunst de nodige informatie kort en duidelijk samen te vatten.
Meestal heeft men aan drie documenten (plus een contract) genoeg:
Dokumente pro Phase
Jede Beurteilung (die blauen Rauten) verläuft schneller und einfacher, wenn eine Zusammenfassung der Abwägungen und Beschlüsse zur Verfügung steht. Es fördert die Kommunikation innerhalb des Projektteams, mit Stakeholdern und Auftragnehmern. Sie bietet einen stabilen Ausgangspunkt, falls zu einem späteren Zeitpunkt unvorhergesehene Probleme auftreten.
Die Dokumente müssen vom Umfang her überschaubar sein, also eine kurze und übersichtliche Zusammenfassung der Informationen bieten.
Drei Dokumente, zusätzlich zum Vertrag, sind in der Regel ausreichend:
1. Businessplan
Toetsen van de technische en economische levensvatbaarheid.
Snelle, korte samenvatting, max 2 uur eraan besteden
Bevat de hoofdstukken
- Reden
- Kosten en tijd
- Risico's
- Bijlagen
Omvang zonder bijlagen: 1 pagina DIN A 4
1. Businessplan (Geschäftsplan)
Prüfen der technischen und wirtschaftlichen Qualität der Idee.
Schnelle, kurze Zusammenfassung, Zeitaufwand maximal 2 Stunden
Enthält die Kapitel
- Grund
- Kosten und Zeit
- Risiken
- Anhänge
Umfang ohne Anhänge: 1 Seite DIN A 4
2. Projectbrief
Gedetailleerde beschrijving van de uit te voeren werkzaamheden, de volgorde, duur, budget, betrokkene partijen, communicatieplan, risico inventarisatie, etc.; dus omschrijving van wat, wanneer, hoe en door wie.
Bevat de hoofdstukken
- Achtergrond
- Projectomvang
- Aandachtspunten
- Eisen
- Specifieke projectresultaten
- Kosten
- Betrokken partijen
- Stappenplan werkzaamheden
- Planning/Gantt-chart
- Aanvullende informatie
Omvang zonder bijlagen: 2 t/m 10 pagina's DIN A 4
Als "instapdocument" kan men het beste met een "Programma van Eisen" beginnen (hoofdstukken 4 en 5) en de rest van daaruit ontwikkelen.
2. Projektbrief
Detaillierte Beschreibung der auszuführenden Arbeiten, die Reihenfolge, Dauer, Budget, involvierte Parteien, Kommunikationsplan, Risikoabwägung usw.
Enthält die Kapitel
- Hintergrund
- Projektumfang
- Wechselwirkungen
- Anforderungen
- Spezifische Projektergebnisse
- Kosten
- Beteiligte Parteien
- Planung der Arbeitsschritte
- Planung/Gantt-Diagramm
- Ergänzende Informationen
Umfang ohne Anhänge: 2 bis 10 Seiten DIN A 4
Als "Einstiegsdokument" kann man mit einem "Anforderungskatalog" (Kapitel 4 und 5) beginnen und den Rest von dort aus entwickeln.
3. Eindrapport
Toetsen van de uitgevoerde werkzaamheden, tevens het overdrachtsdocument naar de onderhoudspartijen.
Bevat de hoofdstukken
- Achtergrond (review hoofdstuk 1 uit de Projectbrief)
- Resultaten (review hoofdstukken 4 en 5 uit de Projectbrief)
- Kosten (review hoofdstuk 6 uit de Projectbrief)
- Bijlagen, zoals garantiedocumenten, onderhoudsprotocollen
Omvang zonder bijlagen: 1 t/m 5 pagina's DIN A 4
3. Abschlussbericht
Bericht über die ausgeführten Arbeiten, gleichzeitig das Übergabedokument an die Wartungsparteien.
Enthält die folgenden Kapitel
- Hintergrund (siehe Kapitel 1 aus dem Projektbrief)
- Ergebnisse (siehe Kapitel 4 und 5 im Projektbrief)
- Kosten (siehe Kapitel 6 im Projektbrief)
- Anhänge, wie z. B. Garantieunterlagen und Wartungsprotokolle.
Umfang ohne Anhänge: 1 bis 5 Seiten DIN A 4
